Manual de Protocolo Ejecutivo contra imprevistos
El dicho de más vale prevenir que lamentar, es el eje de cualquier ejecutivo de ALTO NIVEL. El experto en imagen te presenta cómo actuar ante las emergencias.
Todo imprevisto puede convertirse en una crisis si no sabes cómo reaccionar, pues tu reputación podría estar en riesgo. Para ello, nunca olvides la regla más importante: Toda crisis puede ser prevenida en el 90% de los casos si te preparas con antelación.
Sé todo un profesional. Enlisto algunos de los imprevistos que más he observado y cómo salir triunfante de ellos. Toma nota.
1) Te falló la vestimenta y te convocan a una reunión de negocios
Tal vez te confiaste que al ser "viernes casual" podías ir a trabajar en jeans (lo cual no te recomiendo, pues la mezclilla no pertenece al código "casual de negocios") y te convocan a una junta.
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¿Cómo prevenir? Ten en tu oficina el kit de emergencia de prendas ejecutivas:
Hombres: 1 blazer de lana azul marino liso, una corbata roja, un pañuelo blanco de algodón.
Mujeres: 1 saco de lana negro o blanco, 1 par de zapatillas negras o beige, una mascada lisa de seda en color rojo.
Las prendas anteriores agregarán de inmediato un código de autoridad y liderazgo cuando tu vestimenta sea casual. Te salvarán de la situación. Úsalas según sea más apropiado, no es regla portarlos al mismo tiempo.
2) Te piden dar un discurso que no esperabas
Al momento de escuchar que alguien presente en la reunión te pide des unas palabras, sonríe (tú sabes que es de nervios, los demás deben de notar que es de agrado). Si los nervios te traicionan y te sonrojas, no importa mientras tu lenguaje corporal sea controlado. Ponte de pie con tranquilidad, saluda, agradece el gesto de tomar la palabra y comienza con una anécdota (que después conectes con el tema del que se te ha pedido hablar).
Ejemplo: - Recuerdo muy bien la fecha en que entré a trabajar a esta empresa…" / El día de hoy festejamos un año más de éxitos como organización.- No hay nada más persuasivo que contar una buena historia. ¿El secreto? No abuses del tiempo ni hagas que la ocasión se convierta en la narración de tu vida personal.
Tu discurso deberá de durar máximo 3 minutos y mínimo 1.
3) Vas retrasado a una cita y llegarás tarde
A todos en alguna ocasión nos ha pasado y, si no es tu caso, siempre existe una primera vez para todo, así que es mejor saber qué hacer cuando es inevitable llegar tarde a una cita.
Lo primero es comunicarte de inmediato con tu cliente, dile la situación y un tiempo verdadero estimado de tu llegada (el famoso y trillado "llego en 5minutos" te hará quedar peor si sabías muy bien que te tomará más tiempo), a continuación pregúntale si aún puede recibirte o si prefiere reprogramar la cita, pues da muy mala imagen que intentes llegar como si nada hubiera pasado.
El respeto del tiempo de los demás es obligado para toda persona. Aplica esta regla del protocolo ejecutivo y te hará ver como todo un profesional, aunque obvio, ¡no abuses de su aplicación! Sé puntual.
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4) No llevas contigo tarjetas de presentación
Típico, crees que acudes con todo lo necesario a una reunión de negocios y al llegar te das cuenta que olvidaste tus tarjetas de presentación. No puedes regresar por ellas ni solicitar que alguien te las lleve. Debes reaccionar ante la situación que, si bien no arriesga tu negociación sí daña tu imagen profesional. ¿Qué hacer para prevenirse?
Para esa emergencia coloca en tu carpeta o bolso (si eres mujer), unas 5 ó 10 tarjetas de presentación y no te confíes de usar éstas, pues son de reserva. Todo ejecutivo sabe que contar con un tarjetero es cuestión obligada y, si lo olvidas, ya fuiste precavido. Hombres, guardarlas en tu cartera no es opción, pues se maltratan. Nunca des una tarjeta rota, doblada o rayada.
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En el caso de que tu empresa aún no te entregue tus tarjetas de presentación deberás de prevenirte adquiriendo tarjetas de cartulina opalina blanca (de tamaño estándar de 9cm por 5cm) y anotar tu nombre, email y teléfono. Posteriormente le haces saber a tu cliente que en cuanto recibas tus tarjetas le entregarás una personalmente (y cúmplelo). Este comportamiento te hará ver como un ejecutivo de ALTO NIVEL.
¿Por qué aunque práctico, no es recomendable pedirle al cliente sus datos y agregarlo a tus contactos en tu teléfono celular? Porque el poder que tiene, en este caso, "lo tangible" es 3 veces mayor que sustituirlo posteriormente por un email con tus datos. Aunque es útil, es de menor impacto.
5) En una comida de negocios te enfrentas a un sin fin de cubiertos y copas bien colocadas
Toda persona de negocios debe conocer las reglas básicas del protocolo en la mesa, el cual de manera rigurosa se pone en práctica en comidas en restaurantes de prestigio. ¿Qué hacer si no dominas este invaluable conocimiento? Debes proyectar una excelente imagen, tu reputación y el negocio están en juego.
¿Cómo prevenir? Conoce las reglas básicas:
a) Para no equivocarte al elegir los cubiertos, ve de "afuera hacia adentro".
b) La copa de mayor tamaño es la del agua y se coloca a la derecha, la pequeña y delgada es para el vino blanco. La mediana y redonda es para el vino tinto. La copa más chica es para el vino dulce o de Oporto que acompañará al postre.
Muchos pueden ser los imprevistos, pero si te preparas saldrás bien librado de ellos y con tu imagen profesional intacta. Sé un ejecutivo de ALTO NIVEL. La próxima semana te presentaremos la segunda parte de este material para que manejes el protocolo del ejecutivo, al 100%.
El autor es consultor en Imagen Pública y Director General de Imagen Excellence. Cuenta con más de 10 años de experiencia, en los cuales ha capacitado a altos ejecutivos y grandes empresas en áreas de la vestimenta de negocios, lenguaje corporal, protocolo ejecutivo y hablar en público. Síguelo en Twitter@DaavidNavarro www.imagenexcellence.com
Saludos
Rodrigo González Fernández
Diplomado en "Responsabilidad Social Empresarial" de la ONU
Diplomado en "Gestión del Conocimiento" de la ONU
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